¿Cómo se trabaja actualmente en el mercado de los alquileres temporarios? La mayoría de las rentas temporarias en la ciudad, intermediadas por agencias con amplio conocimiento del mercado, siguen una serie de procedimientos que describimos a continuación.
18/08/2009 por AAPIAT
Etapa de selección del inmueble:
Un propietario, que dispone de un departamento y que desea rentarlo bajo la modalidad del alquiler temporario, entra en contacto con una agencia de reconocida trayectoria y le comunica su intención de trabajar con esa agencia.
Si el inmueble reúne ciertos requisitos mínimos (sobre equipamiento, comodidades y ubicación) se pacta una visita en la que personal capacitado de la agencia relevará en persona el inmueble y tomará las fotografías de la unidad.
En esa visita, el propietario recibe dos documentos que deberá suscribir con la agencia:
a)Normas de calidad: un documento consensuado entre los operadores de alquileres temporarios en el que se especifican todas las normas de calidad que el propietario debe observar mientras dure su relación con la agencia. Estas normas de calidad están referidas no solamente al equipamiento mínimo (ya conversado telefónicamente y relevado en la visita que se efectúa) sino que se refieren además a las acciones que el propietario debe sostener a lo largo del tiempo tales como: obligación de mantener la unidad en las mismas condiciones en que fue presentado en ocasión de la primera visita, obligación de transmitir a la agencia cualquier cambio en la decoración de los ambientes, prohibición de disminuir el equipamiento originalmente consignado sin previo aviso, obligación de respetar las reservas confirmadas, etc.
b)Autorización para la publicación del departamento en la página web de la agencia: junto a esta autorización los propietarios aceptan el precio de la tasación que se efectúa durante la visita comprometiéndose a respetar todas las reservas confirmadas a ese precio y se compromete asimismo a efectuar la revisión de todas las instalaciones de gas de la unidad por un gasista matriculado así como a obtener un seguro de robo, incendio y responsabilidad civil.
Durante la visita, el representante de la agencia lleva una ficha que debe completar relevando los ítems que posee efectivamente la unidad al momento de ser visitada.
En esta ficha se consigna cada uno de los muebles y equipamiento que posee la unidad y, basado en ella, se procede luego a efectuar la publicación que verá el cliente.
Durante esa visita, el representante de la firma toma asimismo las fotografías que serán publicadas para ilustrar el anuncio.
Está prohibido publicar en el anuncio equipamiento que no haya sido relevado en persona así como cualquier fotografía que no haya sido tomada en persona por el representante de la firma.
Se garantiza de este modo la exactitud de la publicación y se evitan complicaciones ulteriores por avisos mal confeccionados.
La unidad sólo se publica en el sitio web de la agencia cuando la documentación exigida (normas de calidad y autorización) es presentada por el propietario o su representante, debidamente firmada.
El trabajo del personal de reservas:
Una vez publicado el anuncio, éste está a la vista del cliente que, mediante un buscador puede encontrar las unidades disponibles para las fechas de su estadía en la ciudad.
El cliente selecciona la unidad que reúne los requisitos de ubicación, comodidades y precio que le resultan adecuados y entra en contacto con un ejecutivo de reservas que lo asesorará y acompañará en el proceso de reserva de la unidad deseada.
Muchas veces esta instancia supone asesorar al cliente sobre la ubicación relativa del inmueble en relación a las actividades que éste viene a desarrollar en la ciudad.
A tal efecto, las agencias disponen de personal bilingüe debidamente capacitado en la asistencia del cliente.
Cuando se tiene elegida la unidad que el cliente quiere alquilar, el ejecutivo de reservas entra en contacto con el propietario del inmueble (o con su representante) y le manifiesta que tiene un pedido para su departamento informándole el período de la solicitud y la composición del grupo –cuando correspondiese- que desea alojarse en la unidad.
El propietario autoriza (o no) a confirmar el pedido.
Cuando se recibe la conformidad del propietario, se procede a confirmar el pedido con el cliente.
En esta instancia se define el horario en que el departamento será entregado al cliente el día de inicio de la locación.
El trabajo de entrega de la unidad:
En día y horario pactados con el cliente, un representante de la agencia se hace presente en el departamento. A este encuentro a veces concurre asimismo el propietario de la unidad. En otras ocasiones, por tratarse de un horario laboral para el propietario, éste no puede asistir a la entrega por lo que delega esta actividad en la agencia intermediaria. De cualquier manera, siempre hay un representante de la agencia para recibir al cliente en el departamento rentado.
En ese acto se suscribe el contrato de locación (cuando el propietario no puede asistir lo deja firmado previamente), se entregan las llaves de inmueble y se efectúan una serie de acciones que responden a un procedimiento consensuado entre las agencias y que se describe a continuación:
1)Se explica al cliente el funcionamiento de todo el equipamiento de la unidad incluyendo TV, sistema de calefacción o refrigeración, uso de la cocina, uso de persianas, uso de portero eléctrico, uso de sistema telefónico, etc. Para ayudarse en la tarea, los representantes de las empresas concurren a este encuentro con un listado que deben tildar completamente durante el proceso de entrega de la unidad.
2)Se entrega al cliente un documento que debe firmar en el que se lo pone en conocimiento del reglamento de copropiedad del edificio y de la obligatoriedad de su observancia y cumplimiento en lo relativo a ruidos molestos, uso de áreas comunes, seguridad del edificio, etc.
3)Se entrega al cliente otro documento en el que constan recomendaciones para una estadía segura, en el que se lo instruye sobre comportamientos que debe evitar durante su estadía en la ciudad, entre ellas: no entregar sus llaves a desconocidos, no invitar al departamento a personas que haya conocido ocasionalmente, preguntar antes de abrir la puerta, cerrar siempre con llave al entrar o salir del departamento o del edificio, etc.
Se brindan asimismo los teléfonos de contacto con el sector de atención al cliente de la agencia a fin de que el cliente pueda ser asistido durante su estadía y teléfonos de emergencia para contacto durante fines de semana, feriados y horarios nocturnos.
El trabajo de atención al cliente:
Las agencias especializadas en la materia cuentan con un sector de atención al cliente, especializados en atender los requerimientos de los clientes durante sus estadías. Este sector cuenta con personal bilingüe entrenado para dar respuesta a las necesidades, dudas o situaciones que puedan plantearse durante la visita de los clientes y resultan de suma utilidad para garantizar la calidad del servicio.
El trabajo se seguimiento posterior:
Una vez finalizada la locación, toda agencia especializada envía al cliente una encuesta de satisfacción, donde se le solicita que evalúe: el sistema de reservas, la recepción y la despedida del departamento y la estadía en el departamento.
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